1. Chức năng
- Tham mưu giúp Ban Giám hiệu nhà trường thực hiện công tác tổ chức, công tác cán bộ, lao động tiền lương, thi đua, khen thưởng; công tác tổng hợp, thống nhất, công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cấp phát thư báo; vệ sinh môi trường, quản lý Ký túc xá, đoàn ra, đoàn vào, chuẩn bị phòng nghỉ cho khách, giảng viên đến trường làm việc và giảng dạy; các hoạt động lễ tân, phục vụ, khánh tiết, các phương tiện vận tải.
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong công tác quản trị cơ sở vật chất, bảo vệ an ninh trật tự bao gồm: đất đai, nhà cửa, hội trường, giảng đường, phòng thí nghiệm, hệ thống điện, nước, cây xanh… Quản trị, quản lý trang thiết bị, vật tư và các điều kiện phục vụ giảng dạy, học tập và NCKH.
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý tài chính, kế toán của trường;
- Đảm bảo thông tin liên lạc giữa Lãnh đạo Nhà trường với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài trường.
2. Nhiệm vụ
1. Công tác tổ chức cán bộ
- Nghiên cứu, đề xuất về công tác cán bộ; xây dựng kế hoạch, quy hoạch bổ nhiệm cán bộ quản lý, Tổ chức bộ máy các đơn vị thuộc trường, thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, cán bộ, giảng viên; phân công công tác, hợp đồng lao động, thuyên chuyển, cho thôi việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng giảng dạy theo quy định của pháp luật và nghị quyết của HĐQT. Xây dựng các văn bản quản lý điều hành (như Quy chế chi tiêu Nội bộ, các Quy định: Quản lý tài sản, Quản lý xe ô tô, Văn hóa công sở, Quản lý con dấu, thi đua khen thưởng, nâng lương …)
- Thực hiện quy trình đánh giá chất lượng công tác đối với cán bộ, giảng viên và người lao động (CBGVLĐ). Thực hiện các văn bản về lương, phụ cấp và đảm bảo chế đọ, chính sách của nhà nước đối với CBGVLĐ trong nhà trường.
- Tham mưu và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với CBGVLĐ. Thực hiện các thủ tục thành lập, giải thể các đơn vị, bộ phận thuộc trường theo chỉ đạo của Hiệu trưởng.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, giảng viên, người lao động.
- Tham mưu trong công tác xây dựng chiến lược phát triển Trường …
- Có trách nhiệm đảm bảo về tính chính xác, bảo mật và an toàn dữ liệu thông tin và rà soát hệ thống thông tin ĐBCL bên trong của phòng.
2. Công tác Hành chính - Tổng hợp
2.1. Công tác tổng hợp
- Lập chương trình kế hoạch tuần, tháng; làm các loại báo cáo liên quan đến công tác tổ chức cán bộ, hành chính tổng hợp, lao động tiền lương, an ninh trận tự, cơ sở vật chất, trang thiết bị giảng dạy … theo yêu cầu của Trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan hữu quan khác.
- Chuẩn bị địa điểm, nội dung cho các cuộc họp, Hội nghị cán bộ, giảng viên, người lao độnghàng năm, các hội nghị tổng kết chuyên đề, tổng kết năm học; Thư ký các cuộc họp của Hội đồng Nhà trường, các cuộc họp của Ban Giám hiệu, các buổi làm việc của lãnh đạo Nhà trường….
- Theo dõi, làm tốt công tác thông tin giữa Nhà trường và các đơn vị trong trường, giữa Nhà trường với cấp trên và các cơ quan ngoài trường.
- Theo dõihoạt động của Văn phòng các đơn vị liên kếttrực thuộc; phối hợp các hoạt động với Công Đoàn, Đoàn Thanh niên nhà trường.
2.2. Công tác hành chính
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong phòng theo từng mảng công việc: Kiểm soát việc chấm công bằng vân tay, theo dõi chất lượng bếp ăn, tổng hợp đăng ký ăn trưa của cán bộ, giảng viên, nhân viên và người lao động (CBGVNV), cụ thể:
a)Công tác lễ tân, phục vụ
- Là đầu mối tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của Nhà trường; phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí cho các hoạt động lớn của Nhà trường.
- Chuẩn bị và thực hiện công tác tiếp khách đến thăm và làm việc với Trường; xây dựng chế độ tiếp khách và tiếp khách phù hợp với từng đối tượng.
- Nhân bản tài liệu, tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, các hoạt động, sự kiện của Nhà trường.
b) Quản lý đoàn ra, đoàn vào; Ký túc xá sinh viên:
Quản lý Ký túc xá sinh viên, điều phối, phân phòng nghỉ của giảng viên về giảng dạy tại trường, quản lý hoàn tất các thủ tục đón tiếp đoàn khách về thăm và làm việc tại trường.
c) Công tác bảo vệ, an ninh trật tự:
- Xây dựng Quy định về bảo vệ, quản lý tài sản công cụ, dụng cụ. Điều hành Tổ bảo vệ thực hiện bảo vệ 24/24 đảm bảo an toàn tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị giảng dạy, an toàn về phòng chống cháy nổ …
- Mở, khóa cửa các phòng học, giảng đường, phòng máy, phòng thực hành
d) Công tác vệ sinh môi trường:
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện trồng cây, dọn cỏ… trong toàn trường đảm bảo môi trường xanh, sạch, đẹp;
- Thực hiện dọn vệ sinh các phòng học, khu vực nhà hiệu bộ…
đ)Quản lý xe ô tô, sân bóng đá
- Quản lý, điều hành lái xe phục vụ cho các hoạt động của Ban Giám hiệu, các hoạt động đào tạo của Nhà trường.
- Bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng xe; thanh toán xăng dầu, mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, các quy định của Nhà nước và của Nhà trường; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí trong vận hành xe.
- Quản lý sân bóng đá và các hoạt động liên quan đến sử dụng sân bóng của nhà trường.
3. Công tác tài vụ
- Lập và xây dựng Dự toán kinh phí hàng năm trình Hiệu trưởng phê duyệt.Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác tài chính của Trường như:
-Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Định kỳ báo cáo HĐQT, Hiệu trưởngvề các khoản thu, chi, tài chính; Quản lý, theo dõi, tài sản cố định, dòng tiền, kiểm soát thanh toán và quyết toán theo qui định của Nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của Trường.
- Lưu trữ và kiểm soát việc bảo quản hồ sơ, tài liệu;
- Báo cáo, thống kê tình hình tài chính theo, quý, năm hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cấp trên. Lập Báo cáo tài chính theo chế độ kế toán hiện hành.
- Quản lý, tổ chức thực hiện các chế độ cho CBGV, người lao động (Lương, thưởng, BHXH, BHYT, BHTN, ốm đau, thai sản …) theo qui định của Nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của Trường.
4. Công tác quản trị - Thiết bị
- Quản lý và xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng toàn bộ diện tích đất đai thuộc phạm vi nhà trường. Lập kế hoạch, dự toán xây dựng hệ thống nhà theo quy hoạch ngắn hạn và dài hạn của nhà trường bao gồm: Nhà làm việc chính, nhà hiệu bộ, hội trường, giảng đường, khu thực hành, thực tập, thí nghiệm …; ký túc xá sinh viên và hệ thống sân tập, sân chơi, nhà để xe …
- Lập kế hoạch bảo trì, đánh giá nâng cấp cơ sở vật chất và cơ sở hạ tầng bao gồm các phương tiện dạy và học, các phòng thí nghiệm, công cụ và thiết bị.
- Quản trị các thiết bị, quản lý, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống mạng nội bộ, hệ thống dự phòng, bảo mật, quyền truy cập, các phương tiện có liên quan đến hệ thống máy tính của Trường
- Tổ chức, xây dựng và quản lý cơ sở vật chất hạ tầng của nhà trường bao gồm: xây mới, bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo…
- Phối hợp với các phòng, ban, khoa xây dựng kế hoạch, dự toán các loại trang thiết bị phục vụ giảng dạy, làm việc, học tập và nghiên cứu khoa học;
- Lập kế hoạch, dự toán kinh phí và tổ chức quản lý hệ thống điện, nước, cây xanh, chất thải sinh hoạt …
- Quản lý tài sản trong toàn trường và của Phòng được Nhà trường trang bị, tài sản các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, các phòng họp, phòng khánh tiết, Hội trường và các trang thiết bị giảng dạy trong toàn trường.
5. Công tác thi đua, khen thưởng
- Tham mưu cho Nhà trường trong việc tổ chức thực hiện Luật Thi đua - Khen thưởng và các văn bản hướng dẫn.
- Thường trực Hội đồng thi đua Trường; tham mưu cho Hiệu trưởng và Hội đồng thi đua Trường về tiêu chuẩn, tiêu chí, kế hoạch, chương trình các phong trào thi đua.
- Thu nhận và xử lý hồ sơ xét duyệt các danh hiệu thi đua, khen thưởng, các ý kiến phản ánh, các đề xuất trong công tác thi đua để phục vụ cho các cuộc họp của Hội đồng thi đua Trường.
- Thư ký các cuộc họp của Hội đồng thi đua Trường.
- Hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản để Hiệu trưởng quyết định khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền công nhận các danh hiệu thi đua và các hình thức khen thưởng bậc cao cho các tập thể, cá nhân;
- Chủ trì, bám sát hoạt động của Khối thi đua các Trường chuyên nghiệp và dạy nghề trên địa bàn tỉnh để tham mưu cho Hiệu trưởng tham gia các hoạt động của Khối Thi đua.
6. Công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế
- Tham mưu ban hành các văn bản của Trường theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng gồm: Quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác, thông báo, giấy triệu tập, hướng dẫn tổ chức các hoạt động.
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ theo uỷ quyền của Hiệu trưởng.
- Y sao các văn bản của Nhà trường ban hành (trừ văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm); sao lục các văn bản để phục vụ các hoạt động của Nhà trường.
- Xác nhận chữ ký của cán bộ, viên chức trong các văn bản được phép.
- Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đến để trình Hiệu trưởng, chuyển công văn đến các đơn vị, các cá nhân; theo dõi và báo cáo Ban Giám hiệu tiến độ xử lý văn bản và công việc của các đơn vị.
- Kiểm tra thể thức, tính hợp pháp của công văn đi; trình duyệt, ký, nhân bản đúng số lượng, vào sổ theo dõi và gửi các công văn đi.
- Thực hiện công tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ công văn đi, đến; định kỳ đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác cho việc khai thác tài liệu.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của Trường, dấu của các đơn vị trong Trường và các công văn, giấy tờ theo đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc chế độ bảo mật của Nhà nước.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao.
